Priminimas perkančiosioms organizacijoms dėl jų pareigų taikant sutarties vykdymo išlaidų atlyginimo kainodarą
Perkančiosioms organizacijoms, kurios renginių organizavimo, maitinimo ir kitose paslaugų sutartyse taiko sutarties vykdymo išlaidų atlyginimo kainodarą, primintina pareiga užtikrinti tinkamą sutartyse numatytos kainodaros taikymą ir jo priežiūrą.
Visų pirma, perkančioji organizacija turėtų tiekėjo reikalauti, kad visos planuojamos kompensuoti išlaidos su ja būtų suderintos iš anksto.
Apmokant tiekėjo pateiktas sąskaitas būtina užtikrinti, kad:
- būtų kompensuojamos tik iš anksto suderintos, faktiškai patirtos ir su konkrečiu užsakymu susijusios išlaidos;
- kartu su sąskaita būtų pateiktas iš trečiųjų šalių įsigytų prekių ir paslaugų sąrašas bei jų išlaidas pagrindžiantys dokumentai (sąskaitos-faktūros ir pan.) Siekiant užtikrinti tinkamą sutarties vykdymo priežiūrą, perkančioji organizacija turi pareikalauti išlaidas pagrindžiančių dokumentų net ir tuo atveju, kai sutartyje jų pateikimas nėra numatytas arba numatytas tik perkančiajai organizacijai pareikalavus;
- kompensuojama suma sutaptų su trečiųjų šalių dokumentuose nurodytomis kainomis ir nebūtų didinama tiekėjo antkainiu ar pelnu;
- paslaugų sąraše nenurodytų prekių ar paslaugų kainos neviršytų rinkos kainų, t. y. neužtenka įsitikinti, kad tiekėjas į išlaidas neįskaičiavo savo pelno, svarbu įvertinti, kiek tokia paslauga įprastai kainuoja rinkoje, pavyzdžiui, jei tiekėjas užsako renginio salę, perkančioji organizacija gali tiesiogiai susisiekti su salės nuomotoju ar keliais nuomotojais, siūlančiais tokią paslaugą, ir pasiteirauti, kiek kainuoja salės nuoma, įvertinti viešai skelbiamą informaciją ir pan.;
- nebūtų kompensuojamos su kitomis tiekėjo veiklomis ar kitais užsakymais susijusios išlaidos.
Jeigu išlaidos nebuvo iš anksto suderintos arba pateikti dokumentai neleidžia įsitikinti jų pagrįstumu, tokios išlaidos negali būti automatiškai tvirtinamos apmokėti – turi būti įvertintas jų būtinumas, pagrįstumas ir atitiktis sutarties nuostatoms.
Perkančiąsias organizacijas, kurios dar tik ruošiasi vykdyti pirkimus ir juose planuoja taikyti sutarties vykdymo išlaidų atlyginimo kainodarą, kviečiame susipažinti su Viešųjų pirkimų tarnybos 2026 m. balandžio 2 d. rekomendacijomis „Dėl renginių organizavimo paslaugų pirkimų“ (nuoroda į rekomendacijas rasite ČIA). Jose aptariami aspektai aktualūs ne tik renginių organizavimo paslaugų pirkimams, bet ir kitiems panašaus pobūdžio pirkimams, kuriuose taikoma minėta kainodara.