Dėl renginių organizavimo paslaugų pirkimų

Pirkimo vykdytojams įsigyjant renginių organizavimo paslaugas kyla problemų:

• kaip tinkamai apibrėžti pirkimo objektą,
• kokį kainodaros būdą pasirinkti,
• kaip vertinti tiekėjų pasiūlymus.

Viešųjų pirkimų tarnyba (toliau – Tarnyba), atsižvelgdama į netinkamą renginių organizavimo viešųjų pirkimų vykdymą, parengė šias rekomendacijas.

Pirkimo objekto apibūdinimas

Pirkimo vykdytojas pirkimo dokumentuose turi tiksliai, aiškiai apibrėžti pirkimo objektą, kad tiekėjas galėtų įvertinti, už kokią kainą jis gali suteikti perkamas paslaugas, o pirkimo vykdytojas įsigyti tai, ko jam reikia. Kadangi renginių organizavimo paslauga išsiskiria tuo, kad ji yra kompleksinė, rekomenduojame apibrėžiant pirkimo objektą pirkimo dokumentuose numatyti:

• pirkimo objekto skaidymą į dalis. Siūlome pirkimo objektą skaidyti į dalis, kai renginius galite sugrupuoti pagal tam tikrą požymį, pavyzdžiui, aukšto lygio renginių organizavimo paslaugos, vidutinio lygio renginių organizavimo paslaugos, taip pat pagal vietovę, regioną ir pan.;
• konkrečias paslaugas (detalizuojant pirkimo objektą), kurios reikalingos sėkmingam renginiui suorganizuoti, pvz., renginio vietos parengimas ir nuoma, renginio vietos dekoravimas, renginio kvietimų parengimas, jų išsiuntimas, renginio dalyvių apgyvendinimo paslaugos, renginio dalyvių maitinimo paslaugos, vertimo paslaugos ir kt.;
• reikalavimus kiekvienai konkrečiai paslaugai, pvz., renginio vieta privalo turėti atskiras patalpas kavos pertraukai, renginio patalpoje turi būti garso įrašymo įranga, renginio kvietimai turi būti išsiunčiami paštu bei elektroniniu paštu ir pan.;  
• mato vienetus, kurių pasirinkimą turėtų lemti konkrečios paslaugos specifika, pvz., nurodoma, kad renginio vietos nuoma bus nustatoma dienos įkainiu, o jei pavyzdžiui, reikalinga papildoma patalpa to paties renginio vietos nuomai (ne visai dienai), tokiu atveju tikslinga nustatyti valandinį įkainį;
• maksimalų kiekį;
• sutarčiai taikomą kainodaros būdą (konkrečioms pirkimo objektą sudarančioms paslaugoms gali būti taikomi skirtingi kainodaros būdai, pvz., už patalpas – mokama fiksuota kaina, o už maitinimą – pagal fiksuotą įkainį ir pan.). 

Kai pirkimas skaidomas į dalis, pirkimo vykdytojas pirkimo dokumentuose gali numatyti skirtingus paslaugų paketus kiekvienai pirkimo objekto daliai, pvz., skirtingai nei vidutinio lygio renginių organizavimo paslaugų pakete, aukšto lygio renginių organizavimo paslaugai papildomai numatyti, kad bus reikalingos fizinės dalyvių apsaugos paslaugos, eismo ribojimo organizavimo paslaugos ir pan.

Sutarčių kainodara

Praktikoje stebime atvejus, kai pirkimo vykdytojai renginių organizavimo paslaugoms taiko skirtingus kainodaros būdus. Atsižvelgiant į renginių organizavimo paslaugų kompleksiškumą bei tai, kad pirkimo vykdytojas dažniausiai negali tiksliai įvertinti perkamų paslaugų kiekių, o tiekėjas, kaip patyręs renginių organizatorius, turi galimybes įvertinti, kokias išlaidas jis patirs paslaugos mato vienetui, rekomenduojame įsigyjant tokias paslaugas taikyti fiksuoto įkainio kainodarą. Paminėtina, kad, taikant fiksuoto įkainio kainodarą, pirkimo vykdytojas pirkimo dokumentuose ir sutartyje gali numatyti, kad, esant poreikiui, gali įsigyti paslaugų sąraše nenurodytų, tačiau su pirkimo objektu susijusių paslaugų (pavyzdžiui, renginio reklamos paslaugų) neviršijant 10 procentų pradinės sutarties vertės. Tiek pirkimo dokumentuose, tiek sutartyje turi būti nurodyta, kad už paslaugų sąraše nenurodytas, tačiau su pirkimo objektu susijusias paslaugas bus apmokėta ne didesnėmis nei užsakymo dieną tiekėjo prekybos vietoje, kataloge ar interneto svetainėje nurodytomis galiojančiomis šių paslaugų kainomis arba, jei tokios kainos neskelbiamos, tiekėjo pasiūlytomis, konkurencingomis ir rinką atitinkančiomis kainomis (Kainodaros taisyklių nustatymo metodikos 19 punktas).

Taip pat gali būti numatyti skirtingi kainodaros būdai, atsižvelgiant į konkrečių paslaugų specifiką, pavyzdžiui, paslaugai, kuri nepriklauso nuo dalyvių skaičiaus (pvz., renginio fotografavimo paslauga, kai žinoma, kiek tiksliai valandų ir/ar renginių bus reikalinga tokia paslauga) taikyti – fiksuotą kainą, o paslaugoms, kurias tiesiogiai įtakoja dalyvių skaičius – fiksuotą įkainio metodą (pvz., kavos pertraukėlės, kai renginiuose dalyvauja skirtingas skaičius dalyvių). Jei pirkimo vykdytojas nėra įsitikinęs, kad jam bus reikalinga konkreti paslauga, pavyzdžiui, gido teikiamos paslaugos, pirkimo dokumentuose turėtų nurodyti, kad jis neįsipareigoja jos įsigyti, taip pat nurodyti maksimalų tokios paslaugos poreikį (kiekį), bei nurodyti, kad tiekėjas pasiūlymo formoje turi pateikti tokios paslaugos įkainį. Tačiau atkreipiame dėmesį į tai, kad tokiu atveju, jei konkreti paslauga pirkimo vykdytojo vertinimu apribotų tiekėjų dalyvavimą pirkime (t. y., vien dėl įsigyjamos paslaugos specifikos visą paslaugų paketą galėtų teikti tik labai ribotas skaičius tiekėjų) ir/arba tokia paslauga labai padidintų tiekėjų siūlomas kainas, o pirkimo vykdytojas nėra įsitikinęs, ar tokia paslauga jam bus reikalinga, tokiu atveju, rekomenduojame tokią paslaugą įsigyti atskiru pirkimu (pvz., pirkimo vykdytojas numato, kad tuo atveju, jei dalyvių skaičius nebus pakankamas, paskatinti susidomėjimą renginiu bus reikalingos reklamos paslaugos).

Tais atvejais, kai pirkimo vykdytojas negali objektyviai numatyti tam tikrų konkrečių paslaugų, kurios gali būti reikalingos renginio metu, rekomenduojame šioms paslaugoms įsigyti taikyti sutarties vykdymo išlaidų atlyginimo kainodaros būdą bei pirkimo dokumentuose ir sutartyje apibrėžti didžiausią galimą tokioms paslaugoms skiriamą sumą. Tokiu atveju vieną kainos dalį sudaro tiekėjo faktiškai patiriamos išlaidos, į kurias negali būti įtrauktas tiekėjo pelnas. Pažymėtina, jog tokių nenumatytų paslaugų dalis neturėtų sudaryti didžiosios kainos dalies. Nustačius minėtą kainodaros būdą, pirkimo vykdytojai sutarties vykdymo metu turi reikalauti, kad tiekėjai pateiktų išlaidas patvirtinančius dokumentus, pateiktus trečiųjų šalių (ne tiekėjo išrašytų sąskaitų), kad būtų užtikrinamas racionalus lėšų panaudojimas.

Pasiūlymų vertinimas ir nulinių įkainių problematika

Praktikoje pasitaiko atvejų, kai pirkimo vykdytojai ekonomiškai naudingiausią pasiūlymą išrenka pagal kainą, pasiūlymus vertina tik pagal vieną nežymią pirkimo objekto dalį. Pvz., pirkimo dokumentuose nustatyta, kad sutarties kainą sudaro tiekėjo faktiškai patiriamos išlaidos, kurios tiesiogiai susijusios su pagrindinės sutarties vykdymu, bei paslaugų teikėjo organizacinis įkainis (mokestis), kuris išreiškiamas procentais bei apima paslaugos teikėjo administracines išlaidas.

Nurodytame pavyzdyje taikoma pasiūlymų vertinimo praktika yra ydinga, kadangi vertindamas tik vieną pirkimo objekto dalį, pirkimo vykdytojas neužtikrina racionalaus lėšų naudojimo tikslo.

Kai vienai kainos daliai taikoma sutarties vykdymo išlaidų atlyginimo kainodara, kita kainos dalis turi būti apskaičiuojama taikant fiksuotos kainos ar fiksuoto įkainio kainodarą. Pirkimo vykdytojas turėtų apsirašyti kiek įmanoma daugiau paslaugų, kurių įsigijimui taikoma, pvz., fiksuoto įkainio  kainodara, o sutarties vykdymo išlaidų atlyginimo kainodarą taikyti tik tai daliai paslaugų, kurių negali iš anksto numatyti ir apibrėžti pirkimo dokumentuose.

Vykdydamas šiuos pirkimus, kaip ir kitų pirkimų atveju, pirkimo vykdytojas gali rinktis ir ekonomiškai naudingiausią pasiūlymą išrinkti pagal kainą, sąnaudas arba kainos ar sąnaudų ir kokybės santykį. Tais atvejais, kai pasiūlymai vertinami pagal kainos kriterijų, o pirkimo objektas susideda iš kelių ar keliolikos atskirų paslaugų, kurios įkainojamos skirtingais įkainiais, tokiu atveju turi būti vertinama tokių įkainių suma. Tuo atveju, kai konkrečios paslaugos įsigyjamos skirtingais kiekiais – vertinama įkainių, padaugintų iš numatytų kiekių, suma (žr. lentelę Nr. 1). 

Lentelė Nr. 1. Pasiūlymo formos pavyzdys

Praktikoje stebime atvejus, kai tiekėjai dalyvaudami renginių organizavimo paslaugų viešajame pirkime, siūlo nulines ar minusines kainas. Atkreiptinas dėmesys, kad Viešųjų pirkimų įstatyme (toliau – VPĮ) nėra nuostatų, draudžiančių tiekėjams siūlyti nulines ar minusines kainas. Lietuvos apeliacinis teismas 2024 m. gruodžio 30 d. nutartyje Nr. e2A-629-933/2024 (žr. 46 punktą) yra pasisakęs: „<…> nulinių ir minusinių kainų pasiūlymai viešuosiuose pirkimuose yra galimi ir patys savaime negali lemti viešųjų pirkimų principų pažeidimo. Lietuvos Aukščiausiojo Teismo praktikoje pripažįstama, kad tiekėjas viešojo pirkimo sutartimi gali siekti ne tik piniginės ir ne tik tiesioginės finansinės naudos, bet ir gali turėti tikslą didinti konkurencingumą ir savo žinomumą, iš viešojo pirkimo sutarties vykdymo gauti netiesioginių pajamų (2014 m. spalio 27 d. nutartis civilinėje byloje Nr. 3K-3-456/2014). Lietuvos apeliacinio teismo praktikoje taip pat laikomasi pozicijos, kad pasiūlymo sudėtinių dalių kainų nuolaidos gali būti kompensuojamos taikant kryžminio pasiūlymo sudėtinių dalių finansavimo metodą, kai vienos pasiūlymo sudėties dalies išlaidos gali būti grindžiamos kitos pasiūlymo sudėtinės dalies pajamomis (Lietuvos apeliacinio teismo 2023 m. gegužės 20 d. nutartis civilinėje byloje Nr. e2A-428-302/2023, 26 punktas). Visgi, nors neįprastai maža pasiūlyta kaina (jos dalis) savaime nėra kliūtis viešojo pirkimo sutarčiai sudaryti – kaina, kurios tiekėjas negali pagrįsti, t. y. įrodyti, kad už pasiūlytą kainą jis galės tinkamai ir laiku įvykdyti viešojo pirkimo sutartį, sudaro pagrindą perkančiajai organizacijai atmesti tokį tiekėjo pasiūlymą (2023 m. gegužės 30 d. nutartis civilinėje byloje Nr. e2A-428-302/2023, 22 punktas)“.

Atkreiptinas dėmesys, kad Lietuvos Aukščiausiojo Teismo praktikoje nurodoma, kad net pirkimo dokumentuose ir uždraudus tiekėjams teikti minusines kainas, problema iš esmės nebūtų išspręsta. Priešingai, tokiu atveju tiekėjai siūlytų žemiausią galimą (0 ar 0,01 Eur) kainą, ir tokiu atveju atsirastų prielaidos tiekėjams konkuruoti tik laiko atžvilgiu, kas neužtikrintų skaidrumo ir lygiateisiškumo principų laikymosi (Lietuvos Aukščiausiojo Teismo 2017 m. vasario 2 d. nutartis Nr. e3K-3-1-969/2017, 29 punktas).

Pažymėtina, kad VPĮ reglamentuoja viešųjų pirkimų vykdymą, įskaitant neįprastai mažos kainos vertinimą, pirkimo vykdytojo pareigą įvertinti pasiūlymų atitiktį pirkimo dokumentuose nustatytiems reikalavimams. Rekomenduotina pirkimo vykdytojams pirkimo dokumentuose nurodyti, jog tiekėjams teikiant nulines ar minusines kainas, jie laikys jas neįprastai mažomis, dėl kurių bus kreipiamasi pagrindimo, siekiant įsitikinti, kad tiekėjas yra pajėgus vykdyti sutartį. Tiekėjui nepagrindus neįprastai mažos kainos, pasiūlymai bus atmetami (išsamiau apie tai –Neįprastai mažos kainos vertinimo gairėse).

Atnaujinimo data: 2026-04-02

Taip pat skaitykite:

Dėl maitinimo sutarčių pažeidimų – baudos tiekėjams

Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (CVP IS) sutrikimai pašalinti

Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (CVP IS) sutrikimai

Priminimas dėl Užsienio subsidijų reglamento reikalavimų vykdant viešuosius pirkimus

Prisijunkite prie Viešųjų pirkimų tarnybos komandos! Pirkimų valdysenos skyrius ieško patarėjo(-os) (karjeros valstybės tarnautojo(-os)