Rekomendacijos dėl preliminariųjų sutarčių ir dinaminių pirkimų sistemų
Viešųjų pirkimų tarnyba (toliau – Tarnyba), atlikdama prevencinį darbą, 2022 metais vykdo naujai paskelbtų tarptautinės vertės pirkimų, kuriais siekiama sudaryti preliminariąsias sutartis ir sukurti dinamines pirkimų sistemas (toliau – DPS), dokumentų peržiūrą. Pažymėtina, kad peržiūra bus atliekama iki šių metų pabaigos.
Preliminariosios sutartys
Tarnyba ragina atkreipti dėmesį į dažniausiai daromas klaidas, susijusias su preliminariųjų sutarčių instituto taikymu.
- Dėl atnaujinto tiekėjų varžymosi tvarkos. Atliekant prevencinę pirkimo dokumentų peržiūrą nustatyta, kad pirkimo dokumentuose pirkimo vykdytojai numato sąlygas dėl galimybės atnaujintą tiekėjų varžymąsi vykdyti žodžiu, elektroniniu paštu ar paštu. Pažymėtina, jog atnaujinto varžymosi procedūros visais atvejais turi būti vykdomos tik Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos priemonėmis.
(Detaliau žr.: Viešųjų pirkimų įstatymo komentaras; Pirkimų, atliekamų vandentvarkos, energetikos, transporto ar pašto paslaugų srities, perkančiųjų subjektų įstatymo komentaras).
- Iš dalies atnaujinto tiekėjų varžymosi taikymas. Pirkimo dokumentuose numatoma galimybė sudaryti preliminariąsias sutartis su keliais tiekėjais, jas vykdant iš dalies atnaujinant tiekėjų varžymąsi, t. y. tarpusavyje derinant atnaujintą tiekėjų varžymąsi ir nevykdant tiekėjų varžymosi, tačiau aiškiai nenurodoma, kokiomis aplinkybėmis / atvejais bus vykdomas atnaujintas varžymasis, o kokiais –varžymasis nevyks. Pažymėtina, kad pirkimų vykdytojai turi plačią diskrecijos teisę pasirinkti pagrindinės sutarties sudarymo tvarką, t. y. nustatyti iš dalies atnaujintą tiekėjų varžymąsi, tačiau kartu turi pareigą jau pačiuose pirkimo dokumentuose aiškiai, nedviprasmiškai apibrėžti konkrečią tiekėjų pasirinkimo tvarką ir konkrečius atvejus, kuomet atnaujintas varžymasis bus arba nebus vykdomas, taip pat nustatyti aiškius ir objektyviai patikrinamus, iš anksto išviešintus kriterijus.
- Neatnaujintas tiekėjų varžymasis. Sudarant preliminariąsias sutartis su keliais tiekėjais ir siekiant jų pagrindu sudaryti pirkimo sutartis neatnaujinto tiekėjų varžymosi būdu, pirkimo dokumentuose nenustatoma aiški tvarka, kokiais atvejais, ir kuris preliminariąją sutartį sudaręs tiekėjas tieks prekes, teiks paslaugas ar vykdys darbus, t. y. su kuriuo tiekėju bus sudaroma pagrindinė sutartis. Tokia praktika yra ydinga ir neatitinkanti skaidrumo principo, kadangi konkretaus tiekėjo pasirinkimo tvarka turi būti iš anksto išviešinta pirkimo dokumentuose.
- Derybos preliminariosios sutarties vykdymo metu. Pirkimo dokumentuose nustatoma galimybė preliminariosios sutarties vykdymo metu vykdyti derybas, pavyzdžiui, po atnaujinto tiekėjų varžymosi. Tarnyba pažymi, kad derybos preliminariosios sutarties vykdymo metu galimos tik tokiais atvejais, kai jas tiesiogiai leidžia pasirinktas atliekamo pirkimo būdas (pavyzdžiui, kai pirkimas, kurio metu sudaroma preliminarioji sutartis, atliekamas skelbiamų derybų būdu). Pažymėtina, kad vykdant pirkimą, kuriuo siekiama sudaryti preliminariąją sutartį, pavyzdžiui, atviro konkurso būdu, pirkimo dokumentuose negali būti nustatytos derybų vykdymo sąlygos nei viename pirkimo ir / ar preliminariosios sutarties vykdymo etape.
- Pagrindinės sutarties forma. Vykdant tarptautinės vertės pirkimus, pirkimo dokumentuose numatoma galimybė sudaryti pagrindinę (-es) sutartį (-is) žodžiu, jei jos (jų) vertė neviršys 5.000,00 eurų be PVM. Pažymėtina, kad vykdant tarptautinės vertės pirkimus, sudarant pirkimo sutartis, įskaitant ir pagrindines sutartis, visais atvejais privaloma sudaryti sutartį raštu, kadangi VPĮ ir PĮ nuostatos (PĮ 94 straipsnio 7 dalis ir VPĮ 86 straipsnio 7 dalis), numato, jog pirkimo sutartis žodžiu gali būti sudaroma tik tada, kai supaprastinto pirkimo sutarties vertė neviršija 5.000,00 eurų be PVM. Jeigu preliminarioji sutartis buvo sudaryta atlikus tarptautinės vertės pirkimą, tai pagal tokią preliminarią sutartį sudarytos pagrindinės sutartys nėra laikomos sudarytomis po „mažos vertės pirkimo“ ar „supaprastinto pirkimo“, net jeigu atskirų tokių pirkimo sutarčių vertė neviršija 5.000,00 eurų be PVM.
Dinaminės pirkimų sistemos (toliau – DPS)
Tarnybos pastebėjimai ir rekomendacijos dėl DPS taikymo.
- Dėl pirminių paraiškų pateikimo termino (ne)nurodymo skelbime apie pirkimą. Pirkimų vykdytojai pirkimo dokumentuose, įskaitant skelbimą apie pirkimą, aiškiai nenurodo pirminių paraiškų pateikimo termino. Tokiais atvejais pirkimo vykdytojai turi patikslinti informaciją pirkimų dokumentuose arba tikslinti informaciją skelbime apie pirkimą, užpildant Klaidų ištaisymo skelbimą, t.y. skelbime pirminių paraiškų pateikimo terminą reikia nurodyti VI.3 dalyje „Papildoma informacija“.
- Dėl paraiškų teikimo termino ir kitų paraiškų teikimo sąlygų.Pirkimų vykdytojai pirkimo dokumentuose turi nustatyti ir aiškiai nurodyti pirminių paraiškų teikimo terminą (VPĮ 79 straipsnio 5 dalies 1 punktas; PĮ 87 straipsnio 5 dalies 1 punktas) ir papildomai nurodyti informaciją, kad išsiuntus pirmąjį kvietimą dalyvauti konkrečiame pirkime, pirminių paraiškų pateikimo terminai nebetaikomi ir tiekėjai bet kuriuo DPS galiojimo metu galės teikti paraiškas DPS. Atitinkamai pirkimo dokumentuose turi būti aiškiai nustatytos ir kitos sąlygos dėl paraiškų teikimo, vertinimo, terminų keitimo, atsakymų pateikimo tiekėjams ir pan.
- Dėl DPS objekto. Pažymėtina, kad DPS yra įrankis, leidžiantis pirkimo vykdytojui įsigyti įprastas, nesudėtingas ir plačiai rinkoje prieinamas prekes, paslaugas ar darbus, kurių charakteristikos yra visuotinai žinomos.DPS neturėtų būti taikoma, jeigu pirkimo vykdytojui reikalinga įsigyti sudėtingas prekes, paslaugas ar darbus (dažnai toks pirkimo objektas pirkimo vykdytojo perkamas itin retai, pirkimo dokumentai yra didelės apimties, tiekėjas pasiūlymo negali pateikti neapžiūrėjęs objekto, pasiūlymo parengimui reikalingas ilgesnis laikas ar pan.). Perkant darbus, DPS rekomenduotina taikyti siekiant įsigyti tik tokius darbus, kuriuos būtų nesudėtinga atlikti, kuriuos galima aiškiai aprašyti ir apibūdinti pirkimo dokumentuose, pavyzdžiui, paprastojo remonto darbai. Jeigu pirkimo objektas yra labai platus ir gana abstraktus, o iš viešojo pirkimo dokumentuose nustatytų reikalavimų pirkimo objektui nėra aišku, kokios prekės, paslaugos ar darbai bus perkami kiekvieno konkretaus pirkimo metu, tokiais atvejais DPS neturėtų būti taikomas.
- Dėl DPS (ne)skaidymo į kategorijas. Pirkimų vykdytojai neskirsto DPS į prekių, paslaugų ar darbų kategorijas ir pirkimu siekia įsigyti labai plataus spektro pirkimo objektą (t. y. siekia sudaryti DPS visiems įmanomiems atvejams), pavyzdžiui, siekia įsigyti visų inžinerinių sistemų (elektros tinklų ir įrenginių bei sistemų; vidaus šildymo ir karšto vandens sistemų su šilumos punktu; vandentiekio ir nuotekų tinklų; vėdinimo sistemų; vėsinimo ir oro kondicionavimo sistemų; automatinės gaisro gesinimo sistemų; dūmų šalinimo sistemų techninės priežiūros paslaugos ir kt.) techninės priežiūros paslaugas. Tokiais atvejais, nesuskirsčius DPS į smulkesnes kategorijas (ypač atsižvelgiant į tai, kad skirtingoms paslaugoms teikti reikalinga skirtinga kvalifikacija, leidimai, atestatai) yra ribojama tiekėjų konkurencija bei galimybė prie DPS prisijungti tiekėjams, kurie teikia tik tam tikras paslaugas ir (ar) specializuojasi tam tikroje srityje.
Tinkamai nesuskirsčius DPS į kategorijas, pirkimo vykdytojai kvalifikacijos reikalavimus nustato įvertinę visą (itin platų) pirkimo objektą. Tokiu atveju, neskirstant DPS į smulkesnes kategorijas, pavyzdžiui, į tam tikras panašių paslaugų kategorijas, bei nustatant kvalifikacijos reikalavimus atsižvelgiant į visą DPS objektą, yra užkertamas kelias prie DPS prisijungti mažoms ir vidutinėms įmonėms, kurios specializuojasi ir teikia tik tam tikras paslaugas. Pavyzdžiui, perkant visų inžinerinių sistemų techninės priežiūros paslaugas (kurios nurodytos aukščiau), keliami reikalavimai tiekėjui turėti šiuos specialistus: specialistą, turintį atestatą, suteikiantį teisę būti atsakingu už šilumos ūkį (šilumos punktai iki 1 MW galios) eksploatavimo darbui su šildymo ir karšto vandens sistemomis; specialistą, turintį teisę būti atsakingu už vandentiekio ir nuotekų tinklų eksploatavimo darbus; specialistą, turintį teisę būti atsakingu už statinio konstrukcijų techninę priežiūrą; specialistą, turintį teisę būti atsakingu už vėsinimo ir oro kondicionavimo sistemų eksploataciją; specialistą, turintį teisę eksploatuoti gamtinių dujinių įrenginių sistemas; elektrotechnikos darbuotoją ir pan. Tokiu būdu, tiekėjui, kuris teikia, pavyzdžiui, tik vėsinimo ir oro kondicionavimo sistemų techninę priežiūrą, galimai yra užkertamas kelias dalyvauti DPS. Tiekėjai, kurie specializuojasi tik tam tikroje srityje, norėdami dalyvauti tokioje DPS yra priversti jungtis į ūkio subjektų grupę ir (ar) pasitelkti trečiuosius asmenis.
Tarnyba pažymi, kad Europos Komisijos parengtose „Dinaminės pirkimo sistemos naudojimo gairėse“ (https://vpt.lrv.lt/lt/metodine-pagalba/gaires-ir-rekomendacijos) nurodytas DPS pasirinkimą skatinantis veiksnys yra pirkimų vykdytojų galimybė gauti kuo daugiau įvairių pasiūlymų ir dėl didelės konkurencijos užtikrinti optimalų lėšų panaudojimą. Šį tikslą pirkimo vykdytojai gali pasiekti tinkamai suskaidę DPS į kategorijas arba kurdami siauresnės, labiau apibrėžtos apimties DPS.
- Dėl derybų vykdymo, taikant DPS, draudimo. Primintina, kad atliekant pirkimus naudojantis DPS, pirkimų vykdytojai turi laikytis riboto konkurso taisyklių (VPĮ 79 straipsnio 4 dalis / PĮ 87 straipsnio 4 dalis). Kadangi vykdant ribotus konkursus derybos negalimos (VPĮ 61 straipsnio 5 dalis / 71 straipsnio 5 dalis), todėl vykdyti derybas DPS pagrindu vykdomuose pirkimuose taip pat draudžiama.
- Dėl Tarnybos parengtų DPS sukūrimo sąlygų bei Konkretaus pirkimo DPS sąlygų.
Tarnyba yra parengusi ir viešai paskelbusi Dinaminės pirkimo sistemos sukūrimo bei Konkretaus pirkimo dinaminėje pirkimo sistemoje sąlygas, todėl rekomenduojama naudotis Tarnybos parengtais dokumentais.
- Dėl sprendimo neatlikti pirkimo naudojantis centrinės perkančiosios organizacijos paslaugomis. Primename, kad pirkimų vykdytojai, išskyrus Lietuvos Respublikos diplomatines atstovybes užsienio valstybėse, Lietuvos Respublikos atstovybes prie tarptautinių organizacijų, konsulines įstaigas ir specialiąsias misijas, privalo įsigyti prekių, paslaugų ir darbų naudojantis centrinės perkančiosios organizacijos paslaugomis, jeigu Lietuvos Respublikoje veikiančios centrinės perkančiosios organizacijos siūlomos prekės ar paslaugos, per sukurtą DPS ar sudarytą preliminariąją sutartį galimos įsigyti prekės, paslaugos ar darbai atitinka pirkimo vykdytojo poreikius ir pirkimo vykdytojas negali prekių, paslaugų ar darbų įsigyti efektyvesniu būdu, racionaliai naudodamas tam skirtas lėšas. Pirkimų vykdytojai privalo motyvuoti savo sprendimus neatlikti pirkimų naudojantis centrinės perkančiosios organizacijos paslaugomis, tai patvirtinančius dokumentus paskelbti pirkėjo profilyje ir juos saugoti kartu su kitais pirkimo dokumentais VPĮ 97 straipsnyje / PĮ 103 straipsnyje nustatyta tvarka.
Atnaujinimo data: 2023-03-09
Taip pat skaitykite:
Dėl maitinimo sutarčių pažeidimų – baudos tiekėjams
Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (CVP IS) sutrikimai pašalinti
Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (CVP IS) sutrikimai
Priminimas dėl Užsienio subsidijų reglamento reikalavimų vykdant viešuosius pirkimus