Apie centrinių perkančiųjų organizacijų veiklą: tarp pažangos ir iššūkių
Viešųjų pirkimų tarnyba (toliau – Tarnyba) apžvelgė 2025 m. savivaldybių kontroliuojamų įstaigų centralizacijos procesą, centrinių perkančiųjų organizacijų veiklą ir jos įtaką viešiesiems pirkimams. Iki 2025 m. birželio Lietuvoje buvo registruota 91 centrinė perkančioji organizacija, iš jų – 85 savivaldybių tarybų CPO, įsteigtos užtikrinti 2 562 savivaldybių administracijų kontroliuojamų įstaigų, kurių atžvilgiu privalomas centralizavimas, poreikius. Džiugu, kad pastaraisiais metais savivaldybių tarybų įsteigtų CPO vykdytų pirkimų rodikliai gerėja.
Per metus (lyginant 2023 su 2024 m.) 3,7 procentinėmis dalimis didėjo pirkimų, kai taikytas kokybės kriterijus, skaičiaus dalis (iki 34,6 proc.); 3,5 proc. dalimis didėjo vertės dalis klasikiniame sektoriuje (iki 70,8 proc.). Mažėjo vieno tiekėjo pirkimų dalis – nuo 72,3 iki 54,5 proc., o nuo 1,7 iki 2,1proc. didėjo vidutinis pasiūlymų skaičius. Taip pat didėjo ir ministerijų 2022–2025 m. laikotarpiu centralizuotai sudarytų sutarčių skaičiaus dalis – nuo 74,5 iki 97,5 proc. Ministerijoms pavaldžių organizacijų centralizuotai sudarytų sutarčių skaičiaus dalis padidėjo 20 procentinių dalių – nuo 52,7 iki 72,6 proc.
„Šie rezultatai rodo, kad einame teisinga kryptimi. Tačiau nei Tarnyba, tikrindama CPO viešųjų pirkimų valdyseną, atlikdama mokymų funkcijas, nei pačios CPO neturėtų sustoti, nes tikrai yra aspektų, kur turėtume pasistengti ir kai ką koreguoti“, – sako D. Vedrickas.
Atlikus centralizacijos pažangos stebėseną išsiskyrė daugiausia 2023–2024 m. teigiamų pokyčių pasiekusios CPO:
Visagino savivaldybės administracija. Pirkimų, kai taikytas kokybės kriterijus, vertės dalis augo 48,2 procentinėmis dalimis iki 76,9 proc., skaičiaus dalis 25,6 procentinėmis dalimis iki 54,2 proc. Inovatyvių pirkimų vertės dalis augo iki 1,064 proc. 38,3 procentinėmis dalimis (iki 38,6 proc.) mažėjo vieno tiekėjo pirkimų skaičiaus dalis, nuo 1,9 iki 2,4 augo vidutinis pasiūlymų skaičius.
Raseinių rajono savivaldybės administracija. Žaliųjų pirkimų vertės dalis augo 41,4 procentinėmis dalimis, skaičiaus dalis 60 procentinių dalių. Pirkimų, kai taikytas kokybės kriterijus, vertės dalis augo 30,4 procentinėmis dalimis iki 51,4 proc., skaičiaus dalis 30,3 procentinėmis dalimis iki 41,4 proc.
Jonavos rajono savivaldybės administracija. Pirkimų, kai taikytas kokybės kriterijus, vertės dalis augo 77,2 procentinėmis dalimis iki 94,7 proc., skaičiaus dalis 33,3 procentinėmis dalimis iki 77,4 proc. Inovatyvių pirkimų vertės dalis augo iki 2,6proc. 15,6 procentinėmis dalimis (iki 27,3 proc.) mažėjo vieno tiekėjo pirkimų skaičiaus dalis.
Prasčiausiai sekėsi šioms CPO:
Lazdijų rajono savivaldybės administracija. Pirkimų, kai taikytas kokybės kriterijus, vertės ir skaičiaus dalis mažėjo ir 2024 m. siekė 0 proc. 37 procentinėmis dalimis (iki 64,3 proc.) augo vieno tiekėjo pirkimų skaičiaus dalis, vidutinis pasiūlymų skaičius mažėjo nuo 2,6 iki 1,7.
Kretingos rajono savivaldybės administracija. Pirkimų, kai taikytas kokybės kriterijus, vertės dalis nors ir augo, tačiau 2024 m. siekė tik 25,3 proc., skaičiaus dalis atitinkamai vos 9,3 proc. Reikšmingai augo vieno tiekėjo pirkimų skaičiaus dalis – nuo 32 iki 63,3 proc., nuo 2,5 iki 1,8 mažėjo vidutinis pasiūlymų skaičius.
Plungės rajono savivaldybės administracija. Pirkimų, kai taikytas kokybės kriterijus, vertės dalis nors ir augo, tačiau 2024 m. siekė vos 14,8 proc., skaičiaus dalis atitinkamai 16,7 proc. Reikšmingai (42,5 procentinėmis dalimis) augo vieno tiekėjo pirkimų skaičiaus dalis – iki 72,2 proc. Nuo 2,3 iki 2,1 mažėjo vidutinis pasiūlymų skaičius.
Tarnyba 2024–2025 m. patikrino 17 CPO iš Klaipėdos miesto, Tauragės rajono, Vilniaus miesto, Šiaulių rajono, Akmenės rajono, Radviliškio rajono, Šilutės rajono, Kazlų Rūdos, Neringos, Pasvalio rajono, Joniškio rajono, Kalvarijos savivaldybių veiklas, susijusias su centralizuotų pirkimų proceso valdymu. Tikrintinos CPO, atrinktos pagal pirkimų vykdytojo veiklos valdysenos indekso apskaičiavimo metodiką. Siekta įvertinti centralizuotų pirkimų proceso etapų nuo poreikių identifikavimo iki procedūrų po pirkimų atlikimo vykdymo valdyseną.
Deja, stebimas ne tik kai kurių rodiklių gerėjimas, bet nustatyta trūkumų, kurie riboja CPO efektyvumą, skaidrumą ir strateginį poveikį viešųjų pirkimų sistemoje.
1. CPO vidaus teisės aktuose nėra aiškiai apibrėžtos atsakomybės ir funkcijos, susijusios su pirkimų poreikių surinkimu, planavimu, inicijavimu bei procedūrų vykdymu, dėl to neretai kyla neapibrėžtumas, veiklos nenuoseklumas. Šią problemą gilina tai, kad CPO neturi pakankamų kontrolės mechanizmų, užtikrinančių reikalavimų įgyvendinimą. Trūksta efektyvių priemonių ir sutarčių viešinimo, ataskaitų teikimo bei kitų teisės aktų reikalavimams vykdyti.
2. CPO nepasirengusios darniųjų pirkimų strategijų, tai neleidžia centralizuotai įgyvendinti tokių pirkimų reikalavimų.
3. Pasigendama reikšmingesnė pagalbos pirkimų vykdytojams pasiruošimo pirkimui etape: CPO nevertina pirkimų vykdytojų pateiktų poreikių, nesuteikia ir grįžtamojo ryšio.
4. CPO veikla neoptimizuota: iki šiol naudojamos kelios pirkimų valdymo sistemos ar visai nenaudojama jokių skaitmeninių priemonių, o tai riboja procesų efektyvumą.
5.Planavimo etape poreikių surinkimas dažnai vyksta pavėluotai, nesilaikant nustatytų terminų, dauguma CPO nesiima iniciatyvos įvertinti galimybių konsoliduoti poreikius. Tik nedidelė dalis CPO rengia centralizuotų pirkimų planus, o išankstinės procedūros, tokios kaip dinaminės pirkimų sistemos ar preliminariosios sutartys, pirkimų vykdytojų poreikiams tenkinti taikomos retai.
6. Inicijavimo etape CPO paprastai nesiima jokių veiksmų (išskyrus formalius priminimus) dėl savalaikės pirkimų pradžios, o visa atsakomybė dažnai tenka pirkimų iniciatoriams, įskaitant specifinių viešųjų pirkimų reikalavimų / sutarties sąlygų / vertinimo kriterijų nustatymą.
7. Vis dar pastebima, jog formaliai vykdomos ir pačios procedūros – nesiekiama efektyvumo, neišnaudojamos centralizavimo galimybės, o procedūroms įgyvendinti žmogiškuosius išteklius dažnai pasitelkia patys pirkimų vykdytojai, o ne CPO.
Apibendrinant pastebėtus aspektus galima teigti, jog CPO veiklai trūksta strateginio valdymo, sistemingos ir į rezultatus orientuotos veiklos. Didesniam efektyvumui pasiekti CPO derėtų atsižvelgti į Tarnybos rekomendacijas.
Tarnyba rekomenduoja:
- tobulinti vidaus teisės aktus, kuriuose būtų aiškiai reglamentuota, kas atsakingas už pagrindines pirkimų funkcijas – poreikių surinkimą, konsolidavimą, planavimą ir inicijavimą. Siūloma, kad CPO perimtų didesnę dalį atsakomybės, kuri šiuo metu tenka pirkimų iniciatoriams, kad būtų užtikrintas nuoseklų procesų valdymas.
- Centralizuotų pirkimų planavimas ir konsolidavimas turėtų tapti nuolatine praktika: planai turėtų būti rengiami atsižvelgiant į poreikių turinį, o ne tik į jų vertes, tai leistų efektyviau naudoti išteklius.
- Siūloma mažinti komisijų narių skaičių iki 4–5 asmenų, taip supaprastinant sprendimų priėmimą. Pirkimų vykdytojų atstovai galėtų veikti kaip ekspertai, bet ne būti komisijų nariai.
- Siūloma peržiūrėti, ar savivaldybėms reikalingos kelios CPO.
- Rekomenduojama ne tik parengti aiškią darniųjų pirkimų strategiją, paskiriant atsakingus asmenis ir nustatant kontrolės mechanizmus, bet ir kelti specialistų kvalifikaciją šioje srityje, kad darniųjų pirkimų reikalavimai būtų įgyvendinami nuosekliai ir kryptingai.
- Tobulinti poreikių surinkimo procesą: ankstinti ateinančių metų pirkimų poreikių surinkimą bei atlikti jų vertinimą dar iki planų patvirtinimo, įskaitant galimybes juos konsoliduoti. Rengiantis centralizuotam pirkimui būtina aiškiai pasiskirstyti atsakomybes tarp CPO ir pirkimų iniciatorių pirkimo inicijavimo etape. CPO atstovai turėtų aktyviai įsitraukti į rinkos tyrimų ir rinkos konsultacijų procesus, užtikrinant kokybišką pasirengimą centralizuotiems pirkimams.
- Stiprinti CPO specialistų ir pirkimų iniciatorių kvalifikaciją mokymuose.
- Įtraukti pirkimų vykdytojus į CPO naudojamų elektroninių pirkimų valdymo įrankių ekosistemą, tai leistų geriau koordinuoti veiksmus. Viena svarbiausių modernizavimo krypčių – skaitmenizacija ir duomenų analizė, tad šioje srityje rekomenduojama išnaudoti turimus elektroninius pirkimų įrankius, susikurti suprantamus informacijos atsekamumo ir rodiklių stebėsenos registrus, bei atlikti sisteminę duomenų analizę. Visa tai leistų identifikuoti silpnąsias vietas, priimti duomenimis grįstus sprendimus ir sistemingai tobulinti pirkimų planavimą, vykdymą bei sutarčių valdymą.
Daugiau informacijos apie Tarnybos atliktus CPO pirkimų valdysenos patikrinimus galite rasti ČIA. Taip pat kviečiame susipažinti plačiau su Tarnybos atlikta 2022–2025 m. centralizacijos pažangos stebėseną. Dokumentą rasite ČIA.