Rekomendacijos auditoriams „Pirkimų valdysena: į ką atkreipti dėmesį“
Gruodžio 17 d. nuotoliniame Vidaus auditorių asociacijos renginyje su auditoriais aptarta viešųjų pirkimų tema. Viešųjų pirkimų tarnybos direktoriaus pavaduotojas Arūnas Siniauskas pristatė pranešimą „Pirkimų valdysena: į ką atkreipti dėmesį“. Šiame interviu apžvelgiami pagrindiniai akcentai, kuriuos turėtų žinoti vidaus auditoriai.
Tai kas gi yra ta valdysena viešuosiuose pirkimuose, kuo ji svarbi?
Pirkimų valdysena yra organizacijos sukurtų taisyklių, atliekamų procesų bei taikomų priemonių visuma. Tinkama pirkimų valdysena užtikrina efektyvų ir sklandų pirkimų proceso įgyvendinimą: nuo pirkimo suplanavimo iki pirkimo sutarties pabaigos.
Kiek iš viso yra pirkimo etapų?
Pirkimas prasideda nuo svarbaus etapo – pasirengimo pirkimui. Čia išskirčiau tris pagrindinius žingsnius: poreikio surinkimą, pirkimų plano parengimą ir pirkimo inicijavimą. Tuomet seka kiti du etapai: pirkimo procedūrų vykdymas ir sutarčių valdymas.
Kaip pasirengti pirkimui? Kokie veiksmai reikalingi tinkamam poreikio surinkimui?
Pirmiausia surenkant pirkimų poreikį reikia jį kuruojančio žmogaus. Antra, rekomenduočiau turėti įstaigoje šablonus ir instrukcijas. Pirkimų valdyme, ypač pirkimų poreikio surinkimo etape, šablonai ir instrukcijos leidžia užtikrinti aiškumą, efektyvumą ir skaidrumą. Standartizuotas procesas sumažina klaidų tikimybę. Šablone turėtų būti įvardinti: pirkimo pavadinimas, atsakingas asmuo, skyrius, kurio poreikis nurodomas, detalus prekės/paslaugos aprašymas, specifikacijos, reikalingas kiekis, tiekimo terminas bei numatoma vertė. Auditoriams rekomenduojame atkreipti dėmesį, ar poreikis atitinka organizacijos tikslus. Kokie bus tiesioginiai ir netiesioginiai kaštai bei nauda.
Į ką atkreipti dėmesį rengiant pirkimų planą?
Pirmiausia reikia būti įsitikinus, ar rengėjas turi pakankamai žinių. Be to, svarbu terminas, kada pirkimų planas turi būti parengtas. Taip pat reikia atsakingo darbuotojo už privalomų įstatymo nuostatų išpildymą (kokybės kriterijus, žaliųjų pirkimų ir kt.). Taigi reikia tinkamai pasirinkti pirkimo iniciatorių, kuris apgalvotų pirkimo strategiją: ką rinktis - rinkos tyrimą ar konsultaciją, išankstinį skelbimą apie pirkimą. Vertinsime mažiausią kainą, ar vis tik kokybę ir sąnaudas. Apgalvota, galbūt pirkimo objektui taikytina dinaminė pirkimų sistema, o gal preliminarioji sutartis ir pan.
Kuo reikia pasirūpinti pirkimo inicijavimo etape?
Pagrindiniai dalykai šiame etape, nuspręsti: ar yra pirkimo plano vykdymo „kontrolierius“, ar atliekama pirkimo plano vykdymo kontrolė? Ar aiškios pirkimo iniciatoriaus ir organizatoriaus atsakomybės? Ar imamasi priemonių konkurencingumui užtikrinti? Ar nustatomi darnieji kriterijai? Būtina efektyviai komunikuoti apie nustatytus terminus ir jų laikytis.
Į ką auditą atliekantis specialistas turėtų atkreipti dėmesį audituodamas pirkimo procedūrų vykdymą?
Pirmiausia reikėtų žiūrėti, ar yra nustatyti pirkimo procedūrų terminai, ar jų laikomasi? Taip pat turi būti aiški pretenzijų nagrinėjimo tvarka. Atkreipti dėmesį, ar atlikti proaktyvūs veiksmai tiekėjams pritraukti. Ar stebimi ir analizuojami pirkimo procedūros rodikliai (konkurencija, trukmė, pretenzijų skaičius ir pan.) ir imamasi priemonių juos gerinti. Ar keliama pirkimo organizatorių ir pirkimo komisijos narių kvalifikacija?
Kitas svarbus etapas – sutarties vykdymas. Ko neturėtų praleisti pro akis vidaus auditorius? Kokiais aspektais turėtų būti vertinamas vykdymas?
Pirmiausia reikėtų pasidomėti, kas skiriamas atsakingu už sutarties vykdymą: ar formalus kontaktinis asmuo, ar realia sutarties įvykdymo nauda suinteresuotas darbuotojas; galbūt reikia techninių žinių. Svarbu, ar sutartį vykdysiančiam asmeniui aiškus sutarties turinys? Ar keliama šių darbuotojų kvalifikacija? Be to, būtina atkreipti dėmesį į tai, ar aiški pirkimo objekto priėmimo-perdavimo kontrolė. Atkreipti dėmesį į sutarties terminus, ar vyksta periodiniai sutarties vykdymo aptarimai su tiekėjais. Prevenciškai svarbu, kad sutartį vykdysiančiam asmeniui būtų aišku, kokių veiksmų jis turėtų imtis, jei kiltų rizika, kad sutartis bus vykdoma netinkamai.
Na ir baigiantis sutarčiai, jau galima sakyti, kad pirkimas baigtas?
Formaliai pirkimo procedūros baigiasi, kai sudaroma sutartis. Tačiau Tarnyba kviečia į pirkimą žiūrėti plačiau ir vertinti, ar įvykdžius sutartį tinkamai įgyvendintas poreikis, galbūt analizuoti, kaip pirkimas prisidėjo prie organizacijos ar jos padalinio tikslų.
Dėkojame už rekomendacijas.
Atnaujinimo data: 2024-12-18
Taip pat skaitykite:
Dėl maitinimo sutarčių pažeidimų – baudos tiekėjams
Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (CVP IS) sutrikimai pašalinti
Centrinės viešųjų pirkimų informacinės sistemos (CVP IS) sutrikimai
Priminimas dėl Užsienio subsidijų reglamento reikalavimų vykdant viešuosius pirkimus