Pirkimų valdysenos tikrinimas UAB „Aukštaitijos vandenys“: rekomendacijos stiprinti planavimą, kontrolę ir procesų skaidrumą
Viešųjų pirkimų tarnyba (toliau – Tarnyba) atliko UAB „Aukštaitijos vandenys“ 2025 m. laikotarpio pasirengimo pirkimams, pirkimų procedūrų bei procedūrų po pirkimo atlikimo vykdymo etapų valdysenos tikrinimą. Tikrinimo metu nustatyta, kad bendrovėje egzistuoja reikšmingų pirkimų planavimo, vidaus kontrolės, dokumentavimo ir procesų valdymo trūkumų, todėl bendras pirkimų valdysenos vertinimas priskirtas žemiausiai kategorijai.
Tarnyba pažymi, kad UAB „Aukštaitijos vandenys“ demonstruoja tam tikras gerąsias praktikas – pirkimų poreikiai planuojami remiantis strateginiais ir veiklos planais, pasiektas 100 proc. žaliųjų pirkimų rodiklis, vidutinis pasiūlymų skaičius pirkimuose viršija šalies vidurkį, o neįvykusių pirkimų nefiksuota.
Vis dėlto tikrinimas atskleidė sistemines problemas tiek pasirengimo pirkimams, tiek pirkimų vykdymo etapuose. Viena svarbiausių nustatytų problemų – planinių pirkimų inicijavimas be atskiro inicijavimo dokumento. Dauguma pirkimų buvo vykdomi remiantis vien pirkimų planu, nesant pirkimo paraiškų ar kitų dokumentų, kuriuose būtų aiškiai fiksuojamas poreikis, reikalavimai pirkimo objektui, vertė, apimtis ir atsakingų asmenų sprendimai. Tarnybos vertinimu, tokia praktika mažina procesų atsekamumą ir apsunkina atsakomybių atribojimą. Taip pat nustatyta, kad bendrovės pirkimų planas naudojamas labiau kaip formalus dokumentas, o ne kaip efektyvi planavimo ir kontrolės priemonė. Plane pateikiama ribota informacija, o pirkimų pradžios terminai dažnai nurodomi pernelyg plačiai, pavyzdžiui, kelių ketvirčių intervalais. Be to, 2025 m. pirkimų planas buvo tikslintas net 28 kartus, tačiau plano keitimai nebuvo grindžiami vienodais informacijos pateikimo reikalavimais.
Vertindama pirkimų rodiklius Tarnyba atkreipė dėmesį, kad bendrovė nepasiekė teisės aktuose nustatyto reikalavimo pakankamą dalį pirkimų vykdyti taikant kainos ir kokybės santykio kriterijų. 2025 m. šis rodiklis pagal vertę siekė tik 16,4 proc., nors teisės aktuose numatyta ne mažesnė kaip 30 proc. reikšmė. Tarnybos vertinimu, tai rodo nepakankamą kokybinių vertinimo kriterijų planavimą ir jų reikšmės supratimą organizacijoje.
Tikrinimo metu taip pat nustatyta, kad bendrovėje nėra darniųjų pirkimų strategijos ir nėra paskirto asmens, atsakingo už darniųjų pirkimų stebėseną bei koordinavimą. Dėl to socialiniai, inovatyvūs ir kiti strateginiai pirkimų tikslai nėra sistemingai integruojami į planavimo procesą.
Reikšmingų trūkumų nustatyta ir pirkimo dokumentų rengimo srityje. Kai kuriais atvejais pirkimo dokumentuose buvo naudojamos pasenusios teisės aktų nuostatos, nustatyti neatitikimai tarp skelbimuose ir dokumentuose pateiktos informacijos, o dalyje pirkimų tiekėjams nebuvo pateikiami aiškūs sutarčių projektai ar esminės sutarties sąlygos.
Tarnyba taip pat nustatė, kad bendrovėje nėra pakankamai efektyvios terminų kontrolės sistemos, pirkimų procesų valdymui nenaudojamos specializuotos informacinės priemonės, o dalis dokumentų vis dar saugoma popierine forma. Dėl to apsunkinamas procesų valdymas, dokumentų atsekamumas ir vidaus kontrolė.
Pirkimų vykdymo etape nustatyta ir viešinimo problemų. Tikrinimo laikotarpiu CVP IS buvo paviešinta tik 69,8 proc. sudarytų sutarčių. Nustatyta atvejų, kai sutartys ar laimėję pasiūlymai buvo skelbiami pavėluotai arba nebuvo paskelbti visai. Tarnybai pateikus ataskaitos projektą, bendrovė šiuos trūkumus pašalino ir įvykdė pateiktus įpareigojimus dėl sutarčių bei pasiūlymų paviešinimo.
Siekdama stiprinti bendrovės pirkimų valdyseną, Tarnyba pateikė rekomendacijas peržiūrėti ir atnaujinti vidaus teisės aktus, įtvirtinti privalomą pirkimų inicijavimą atskirais dokumentais, išplėsti pirkimų plano turinį, nustatyti aiškius terminų kontrolės mechanizmus, parengti darniųjų pirkimų strategiją, standartizuoti pirkimų dokumentus, stiprinti vidaus kontrolę, darbuotojų kompetencijas bei užtikrinti nuoseklią procesų analizę ir tobulinimą.
UAB „Aukštaitijos vandenys“ informavo Tarnybą, kad daugumą rekomendacijų planuoja įgyvendinti iki 2026 m. pabaigos, atnaujindama vidaus procedūras, atsakomybių paskirstymą, pirkimų planavimo ir kontrolės mechanizmus.