Informacija ugdymo įstaigoms dėl pasirengimo naujoms mokinių maitinimo paslaugų sutartims
Artėjant mokslo metų pabaigai ir rengiantis sudaryti naujas maitinimo paslaugų sutartis, kviečiame ugdymo įstaigas ypatingą dėmesį skirti pirkimo procedūroms ir sutarčių vykdymo kontrolei.
Viešųjų pirkimų tarnybos praktika rodo, kad dažniausiai problemos kyla tada, kai mokyklos tinkamai neįvertina ekonominio naudingumo kriterijų poreikio, juos pasirinkdamos, o vėliau sutartyse numatytų sąlygų vykdymas nėra realiai tikrinamas, pastebėti neatitikimai toleruojami. Ugdymo įstaigoms rekomenduojama atkreipti dėmesį į šiuos aspektus:
- Būtina įsivertinti, ar Jūsų sutartis nėra pasibaigusi, atkreipiant dėmesį ne tik į jos galiojimo terminą, bet ir pirkimui skirtų lėšų išnaudojimą.
Į sutarties vertę turi būti įskaičiuotos tiek nemokamo, tiek mokamo maitinimo paslaugų, taip pat užkandžių bufeto ir kitų paslaugų (jeigu užsakyta) vertės. Tai reiškia, kad visos šios paslaugos yra sutarties objektas ir į sutarties vertę turi būti įtrauktos. Tiekėjas mokyklai paprastai kas mėnesį (jei sutartyje nenumatyta kitaip) teikia informaciją apie faktines paslaugų vertes, o mokykla šias vertes įtraukia į faktinės sutarties vertę, taip sekdama, kad sutarties vertė nebūtų viršyta. Ši informacija, artėjant sutarties pabaigai, padeda mokyklai planuotis laiku ir tinkamai pasiruošti naujam maitinimo paslaugų viešajam pirkimui.
Svarbu įsivertinti bufeto poreikį bei apimtį (užkandžių ir gėrimų asortimentą). Ydinga praktika kai bufeto paslaugų asortimentas raštiškai yra nesuderinamas su mokinių tėvais (jų atstovais), tai sudaro sąlygas tiekėjams savo nuožiūra formuoti užkandžių ir gėrimų asortimentą, neįvertinant jo atitikties Vaikų maitinimo aprašo reikalavimams (ar palankus sveikatai, ar atitinka); nevertinamas tiekiamų produktų kainų pagrįstumas, nepalyginama su rinkos kainomis – nustatyta atvejų „uždaro tipo“ mokyklose (mokiniai pertraukų metu negali išeiti iš mokyklos), kai bufete kainos viršija rinkos kainas 3 ir daugiau kartų (palyginome kelių prekybos centrų siūlomas kainas, nurodytas interneto puslapiuose); nesekama tiekėjo bufeto apyvarta (nereikalaujama pateikti apyvartos ataskaitų). Apsilankymų ugdymo įstaigose metu nustatyti atvejai, kai už bufeto prekes atsiskaitoma grynaisiais pinigais, nefiksuojant kasos aparatu ir neišduodant kasos kvitų.
Ydinga mokamo maitinimo praktika: pastebėti atvejai, kai paslaugos organizuojamos nesilaikant valgiaraščių sudarymo reikalavimų: valgiaraščiai nesuderinti ir nėra patvirtinti, nors mokamo maitinimo paslaugos turi būti teikiamos pagal ne trumpesniam kaip 15 darbo dienų laikotarpiui sudarytus valgiaraščius; nevykdoma mokamo maitinimo apyvartos kontrolė, iš tiekėjų nereikalaujama pateikti duomenų apie pardavimus (apsilankymų metu pastebėti analogiški atvejai kaip ir bufeto atveju, t. y. atsiskaitoma grynaisiais, nefiksuojant kasos aparatu ir neišduodant kvito).
- Pirkimą organizuoti nelaukiant paskutinės minutės.
Primename, kad norint tinkamai suteikti paslaugas, bet kuriam tiekėjui reikia pasiruošti patalpas, pasamdyti personalą ir t.t. Sutartis su tiekėju turėtų būti sudaroma likus ne mažiau kaip 2 mėnesiams iki mokslo metų pradžios. „Paskutinės minutės“ pirkimai gali būti nustatyti kaip pažeidžiantys Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų principus, kadangi tokiais atvejais realią galimybę pradėti teikti paslaugas turi tik iki šiol paslaugas teikęs tiekėjas.
- Įsivertinkite galimybę pirkti per VšĮ CPO LT katalogą.
Jeigu reikalinga sudaryti naują maitinimo paslaugų sutartį – visų pirma, reikia įvertinti jos sudarymo galimybę per VšĮ CPO LT katalogą. Primename, kad nepirkti iš šio katalogo galima tik tuo atveju, jei perkančioji organizacija gali šias paslaugas įsigyti efektyvesniu būdu, racionaliai naudodama tam skirtas lėšas, ir šį sprendimą motyvuoja pirkimo dokumentuose. Bet kokiu atveju, prieš priimant sprendimą pirkti savarankiškai (t. y. per savivaldybės įsteigtą centrinę perkančiąją organizaciją), rekomenduojame kreiptis į VšĮ CPO LT dėl maitinimo paslaugų katalogo patobulinimo, indikuojant, kas konkrečiai netenkina galiojančiame pirkimų katalogo modulyje. Kaip jau minėta, nusprendus pirkti savarankiškai, pirkimų procedūrą turi atlikti savivaldybės įsteigta centrinė perkančioji organizacija.
- Formuodami užsakymą kreipkitės pagalbos.
Nors ugdymo įstaiga turi teisę užsakymą per VšĮ CPO LT katalogą teikti savarankiškai, rekomenduojame pagalbos kreiptis į savivaldybės centrinę perkančiąją organizaciją ar į pačią VšĮ CPO LT.
- Peržiūrėkite naudingą mokomąją medžiagą.
Viešųjų pirkimų tarnyba kartu su Maisto ir veterinarijos tarnyba bei VšĮ CPO LT yra pasidalinusi šia tema organizuotuose mokymuose, todėl kviečiame susipažinti arba atnaujinti žinias:
https://www.youtube.com/watch?v=d_fJOE_k3bI.
Taip pat VšĮ CPO LT Maitinimo paslaugų ugdymo įstaigoms skirtame modulyje yra skelbiama kita mokomoji medžiaga, sutarties vykdymo atmintinė ir kt.
Esant bent menkiausiai abejonei, visų pirma, rekomenduojame pasitarti su VšĮ CPO LT katalogo specialistais ir tik po to formuoti užsakymą.
- Pasirašius sutartį – reikalaukite sutarties įvykdymo užtikrinimo.
Jei teikiant užsakymą pažymėjote, kad yra reikalingas sutarties įvykdymo užtikrinimas – pasirašius sutartį turite jo pareikalauti, kitaip sutartis neįsigalios. Taip pat rekomenduojama iš tiekėjo gautą sutarties įvykdymo užtikrinimą pateikti įvertinti savivaldybės centrinei perkančiajai organizacijai, kadangi tiekėjai dažnai pateikia užtikrinimus ne visiškai atitinkančius pirkimo dokumentų sąlygas.
- Nelaukiant mokslo metų pradžios organizuokite su tiekėju susitikimą ir aptarkite sutarties sąlygų vykdymą.
Ugdymo įstaigoms rekomenduojama nelaukti mokslo metų pradžios ir dar iki rugsėjo suorganizuoti susitikimą su maitinimo paslaugų teikėju, kad būtų aptartas konkretus sutarties sąlygų vykdymas. Prašykite pateikti valgiaraščius su kainomis, kurios numatytos sutartyje, užkandžių asortimentą, aptarkite atsiskaitymo tvarką ir kitus svarbius įsipareigojimus. Išankstinis aptarimas padeda suderinti lūkesčius ir leidžia įvertinti, ar tiekėjas yra tinkamai pasirengęs teikti paslaugas nuo pirmos mokslo metų dienos, o ugdymo įstaigai – aiškiai nustatyti, kaip bus vykdoma sutarties priežiūra ir kaip bus reaguojama į galimus pažeidimus. Tai padės išvengti nesusipratimų, organizacinių trikdžių ir užtikrinti sklandų mokinių maitinimą nuo pat mokslo metų pradžios.
- Užtikrinti reguliarią sutarties vykdymo kontrolę.
Ugdymo įstaiga turėtų paskirti atsakingą asmenį, o, esant galimybei – komandą, kuri reguliariai tikrintų, ar realiai taikomos kainos atitinka pasiūlymą ir sutartį, ar tiekiami būtent sutarti patiekalai, ar laikomasi pažadėto asortimento, ar užtikrinamas švediško stalo principas, jei jis buvo pasiūlytas, ar naudojamas sutartas ekologiškų produktų kiekis ir t.t.
Tarnyba rekomenduoja atkreipti dėmesį į kai kurių ugdymo įstaigų taikomą gerąją praktiką, kai komandą sudaro savivaldybės administracijos, o dar svarbiau – į ją įtraukiami ir mokinių tėvų atstovai. Kaip geroji praktika pažymėtinas ir valgiaraščių su patiekalų kainomis viešinimas ne tik valgyklose, mokyklų interneto svetainėse, bet ir išsiunčiant mokinių tėvams (pvz.: per „Tamo dienynas“, „Mano dienynas“ platformas).
Kviečiame ugdymo įstaigas būti atviromis ir sudaryti sąlygas už sutartį atsakingai komandai, ypač tėvų atstovams, patekti į valgyklą, dalyvauti stebint maitinimo paslaugų organizavimą ir kokybę.
- Pažeidimai netoleruojami.
Nustačius pažeidimus, į juos turi būti reaguojama nedelsiant. Netoleruotina praktika, kai neatitikimai yra žinomi, tačiau tiekėjui nereiškiamos pretenzijos, netaikomos sutartyje numatytos priemonės ir pažeidimai faktiškai toleruojami. Taip pat labai svarbu pastebėtus pažeidimus fiksuoti raštu, fotografuoti ir pan., kad vėliau būtų galima savo poziciją pagrįsti tiekėjui.
Kai kuriais atvejais reikia taikyti ne tik sankcijas, bet priimti ir griežtesnius sprendimus – nutraukti sutartį.
Esant sudėtingesnėms situacijoms teisinės pagalbos galėtų būti kreipiamasi į savivaldybę. Pastebime gerąją praktiką, kai savivaldybės administracija, pati neturėdama pakankamai pajėgumų, ugdymo įstaigoms kompensuoja trečiųjų šalių teisinę pagalbą ginčuose su tiekėjais.
Mokinių maitinimo paslaugų kokybė ir skaidrumas priklauso ne tik nuo to, kaip sudaroma sutartis, bet ir nuo to, kaip kasdien vykdoma kontrolė. Todėl kviečiame ugdymo įstaigas naujam sutarčių etapui ruoštis atsakingai: pasirinkti tik tuos reikalavimus, kuriuos bus galima realiai užtikrinti, nuosekliai kontroliuoti tiekėjų veiklą ir netoleruoti sutarties pažeidimų.