Gyvavimo ciklo sąnaudų skaičiuoklės

Viešųjų pirkimų įstatymas numato galimybę prekes, paslaugas ar darbus įsigyti taikant ne tik (mažiausios) kainos kriterijų. Ekonomiškai naudingiausias pasiūlymas taip pat gali būti išrinktas pagal:

kainos ir kokybės santykį,
sąnaudas
sąnaudų ir kokybės santykį.

Iš tiesų, neretai naudotojai didžiausias išlaidas patiria ne įsigydami patį pirkimo objektą, o jį naudodami. Pavyzdžiui, nusipirkus patį pigiausią lazerinį spalvotą spausdintuvą, jau pirmojo visų kasečių keitimo metu už naujas visų spalvų kasetes galime sumokėti tiek daug, kiek nekainavo net pats spausdintuvas (jau su kasetėmis) !

Sąnaudų metodas leidžia įvertinti ne tik pradinę pirkimo objekto įsigijimo kainą (ji taip pat vertinama), tačiau ir atsižvelgti į galimas patirti išlaidas ir tokiu būdu pasirinkti nebūtinai patį pigiausią variantą šiuo metu, tačiau patį ekonomiškiausią (pigiausią) variantą ilgalaikėje perspektyvoje.

Sąnaudų metodą taikyti galima perkant iš esmės bet kokį pirkimo objektą, kurį naudojant reikalinga energija (pvz. šiluma, elektra), eksploatacinės medžiagos (pvz. reagentai, projektorių lempos, akumuliatoriai, spausdintuvo kasetės, spausdintuvų būgnai, filtrai, įvairios besidėvinčios detalės, dulkių siurblių maišeliai), kuras (pvz. benzinas, dyzelinas, dujos), įvairūs kiti resursai (pvz. vanduo).

Siekiant palengvinti šį procesą, yra parengtos įvairios skaičiuoklės. Visų jų veikimo principas panašus: prie pradinės įsigijimo kainos pridedamos su naudojimu susijusios išlaidos: vienkartinės (pristatymas, įrengimas, apmokymas), periodinės (kasmetiniai aptarnavimai, nuomos mokestis), bei priklausančios nuo naudojimo (kasetės, elektra). Vienas išlaidas turi nurodyti tiekėjai (pavyzdžiui prekės kaina, metinis aptarnavimo mokestis), kitos paskaičiuojamos automatiškai pagal tiekėjo nurodytus prekės duomenis (siūlomos prekės elektros sunaudojimas) ir pirkimo vykdytojo pateiktus pamatinius duomenis.

Pirkimo vykdytojo nurodomi pamatiniai duomenys.

Šių duomenų pagrindu skaičiuoklė atlieka skaičiavimus. Duomenys, kuriuos turi (gali) nurodyti pirkimo vykdytojai:

1. Duomenys apie naudojimą. Sąnaudos labai priklauso nuo naudojimo intensyvumo. Kuo intensyviau naudojamas objektas, tuo didesnės sąnaudos ir tuo didesnė jų svarba. Naudojimas labai priklauso nuo pirkimo vykdytojo poreikio, todėl jis turi jį kaip įmanoma tiksliau apibrėžti. Savaime suprantama, nėra tikimasi, kad šie duomenys bus visiškai tikslūs ir tiksliai atitiks realų naudojimą ateityje, tačiau pirkimo vykdytojas turi stengtis juos apskaičiuoti ir numatyti kaip įmanoma tiksliau. Galima remtis istoriniais įstaigos duomenimis (pvz. iš pildytų kelionės lapų ar turimo automobilio odometro duomenų nustatyti, kiek dabar turimu automobiliu vidutiniškai iki šiol per metus buvo nuvažiuojama kilometrų), arba skaičiavimais ir prognozėmis dėl numatomo naudojimo. Taip pat galima remtis statistiniais duomenimis, įvairiomis apžvalgomis ir tyrimais (pavyzdžiui, kai kuriose skaičiuoklėse pateikiami numatytieji duomenys apie įprastinio vartotojo statistinę kompiuterio naudojimo įvairiais režimais trukmę). Svarbiausia, kad šie duomenys nebūtų nurodomi „iš lubų“ ar nuo kitų pirkimo vykdytojų, kurių poreikiai gali būti kitokie.

Duomenis apie naudojimą naudinga surinkti ne tik prieš pat pirkimą, bet ir gerokai anksčiau - dar planuojant pirkimus ir lėšas jiems. Surinkti duomenys, gali parodyti, kad:

1) mums apskritai nereikalingas pirkimo objektas, pavyzdžiui dėl pandemijos intesntyviau dirbant nuotoliniu būdu ir pradėjus intensyviau naudoti elektroninius dokumentus, dabartiniams poreikiams užtenka esamų spausdintuvų.

2) mums reikalingas kur kas mažesnis kiekis prekių, nei manyta iš pradžių arba mums reikalingos kitokių savybių prekės (pvz. vietoje 20 paprastų spausdintuvų reikalingas 1 galingesnis, kuriuo galės naudotis visi)

3) mums reikalingos ne prekės, o paslaugos (pvz. Vilniaus mieste taksi, o ne nuosavas automobilis)

4) mums naudingiau prekes nuomotis, o ne įsigyti (pvz. automobilių nuoma jų prireikus, arba spausdintuvų nuoma kartu su kasečių keitimo paslauga)

2. Elektros energijos (arba kitos rūšies kuro ar išteklių) kaina. Galima remtis vidutine elektros energijos kaina rinkoje, tačiau rekomenduojama skaičiuoklėje naudoti elektros energijos kainą, kurią pirkimo vykdytojas šiuo metu moka savo elektros energijos tiekėjui. Reikėtų nepamiršti, kad galutinė elektros kWh kaina gali susidėti ne tik iš pačios elektros energijos kainos, tačiau ir elektros energijos persiuntimo kainos (kuri dažniausiai mokama pagal kitą sutartį, kitam tiekėjui).

3. Elektros energijos (arba kitos rūšies kuro ar išteklių) kainos metinis prieaugis (padidėjimas). Šis rodiklis skaičiuoklei leidžia į skaičiavimus įtraukti aplinkybę, jog elektra kasmet gali brangti. Šį rodiklį galima nurodyti remiantis statistiniais duomenimis (pvz. statistikos departamento), tačiau taip pat galima remtis ir įstaigos istoriniais duomenimis ir objektyviais pastebėjimais. Norint, kad skaičiavimas būtų paprastesnis, šio rodiklio galima neskaičiuoti, atitinkamame skaičiuoklės laukelyje nurodant kasmetinį padidėjimą "0%"

4. Diskonto norma. Šis parametras leidžia įvertinti ateityje mokėtinų pinigų dabartinę vertę. Šiandien 100 eurų yra didesnės vertės (už juos galima nusipirkti daugiau prekių) negu ateityje (pvz. už 5 metų). Dėl šios priežasties gali neapsimokėti šiandien už prekę sumokėti daugiau 100 eurų mainais į už penkių metų sutaupytinus 100 eurų, kadangi už 5 metų jie bus verti tiek, kiek dabar verti yra 82,19 eur (t.y. už 5 metų su 100 eur bus galima nusipirkti prekių tiek, kiek dabar jų galima nusipirkti už 82,12 eur). Daugelyje skaičiuoklių rekomenduojama naudoti standartinę 4% normą, tačiau ji gali būti nustatyta ir kitokia. Detalesnio paaiškinimo bei patarimo kokią diskonto normą taikyti, teiraukitės savo įstaigos buhalterio. Norint, kad skaičiavimas būtų paprastesnis, šio rodiklio galima neskaičiuoti, atitinkamame skaičiuoklės laukelyje nurodant kasmetinį padidėjimą "0%".

Kai kurios skaičiuoklės suteikia galimybę atsižvelgti į perkamo objekto naudojimo pabaigos išlaidas arba pajamas. Pavyzdžiui, jeigu numatoma po naudojimo prekę parduoti, arba jeigu yra žinoma, kad už šios prekės utilizavimą ar perdirbimą gali tekti sumokėti.

Pažymėtina, kad pasirinkus pasiūlymus vertinti pagal mažiausias sąnaudas, nėra būtina įvertinti visas prekės naudojimo metu galinčias kilti sąnaudas. Pirkimo vykdytojas gali pasirinkti vertinti tik dalį sąnaudų kategorijų, pavyzdžiui pačias didžiausias, arba tas, kurias pirkimo vykdymo metu yra lengviausia numatyti bei įvertinti.

Ar gali būti vertinamos tik tos, sąnaudos kurios bus mokamos tiekėjui?

Nebūtinai. Galimi įvairūs variantai bei šių variantų kombinacijos.

Vertinant automobilio sunaudojamą kurą, jį pirksime ir už jį mokėsime tikrai ne tam tiekėjui, iš kurio pirkome automobilį. Vertindami kompiuterio elektros sąnaudas, už elektrą taip pat mokėsime elektros energijos tiekėjui, o ne kompiuterių pardavėjui.

Vis dėlto, tam tikrais atvejais galimi mokėjimai ir tiekėjui, pavyzdžiui perkant ar nuomojant spausdintuvus su jų priežiūros ir aptarnavimo paslaugomis, tiekėjui galime mokėti už pakeistas spausdintuvų kasetes, kitas eksploatacines medžiagas. Tačiau spausdintuvų kasečių keitimo sąnaudas taip pat galime vertinti net ir tuo atveju, jeigu jas perkame vieno tiekėjo, o spausdintuvus – iš kito.

Kai kuriais atvejais skaičiuoklės vertina sąnaudas, už kurias apskritai niekam nebus mokama. Taip yra, pavyzdžiui, su aplinkos apsauga susijusių kriterijų atveju – įvertinama ne tik elektros kaina (kurią reikia mokėti elektros energijos tiekėjui), tačiau ir šios elektros gamybos metu į aplinką išskiriamo CO2 ekvivalento kainą (aplinkai). Ši kaina pirkimo vykdytojui yra teorinė, jis jos nemokės jokiam tiekėjui.

Ar būtinai reikia naudoti šias skaičiuokles?

Skaičiuoklių naudojimas nėra privalomas. Sąnaudų metodu pasiūlymus vertinti galima ir be šių skaičiuoklių, galima sukurti savas, modifikuoti čia pateiktas pagal savo poreikį, arba apskritai nenaudoti jokių skaičiuoklių, o detaliai aprašyti skaičiavimo metodą pirkimo dokumentuose ir visus skaičiavimus atlikti skaičiuotuvu arba ant popieriaus lapo.

Svarbu atkreipti dėmesį, kad neužtenka vien „naudoti skaičiuoklės“ – tam tikrus skaičiuokle vertinamus aspektus būtina aprašyti ir pirkimo dokumentuose, sutartyje. Pavyzdžiui, kai kuriose skaičiuoklėse yra laukeliai, kuriuose turėtų būti įrašoma aptarnavimo paslaugos kaina, tačiau pirkimo dokumentuose turi būti atitinkamos nuostatos, aprašančios, kokių aptarnavimo paslaugų pirkimo vykdytojas siekia įsigyti, kaip dažnai jos teikiamos ir pan. Jeigu skaičiuoklėje esantys tam tikri sąnaudų elementai nėra aktualūs konkrečiame pirkime arba konkrečiam pirkimo vykdytojui, jie gali būti nevertinami, tačiau visa tai iš karto turi būti numatyta pirkimo dokumentuose, atitinkamai pritaikant skaičiuoklę, paslepiant neaktualius laukus ir pan.

Taip pat, kaip ir visada, turi būti pateikiama perkamų prekių techninė specifikacija, pirkimo dokumentuose aiškiai nurodyta kas turi būti įskaičiuota į prekių kainą, kaip tiekėjai turi nurodyti kainas (pvz. ar pristatymo kainą įskaičiuoti į prekės kainą, ar ją pateikti atskirame skaičiuoklės laukelyje), kokius duomenis ir kokius įrodančius dokumentus jie turi pateikti.

Prieš naudojant skaičiuokles pirkimuose, pirkimų vykdytojams rekomenduojama jas visų pirma išbandyti – pakeisti vieno ar kito laukelio reikšmę, suprasti kaip ir kodėl apskaičiuojamos sąnaudos ir gaunamas galutinis rezultatas.

Nė viena skaičiuoklė neturi būti naudojama iki galo nesupratus ką ir kaip ji skaičiuoja, kokių duomenų reikia, kuriuos duomenis reikės gauti iš tiekėjo, kuriuos pateikti pirkimo dokumentuose, o kuriuos gauti iš trečiųjų šalių. Pasiūlymų vertinimo metu tai aiškintis bus per vėlu. Šie įrankiai nėra skirti naudoti „copy-paste“ („nusikopijavau ir naudoju“) principu.

Mažiau patyrę specialistai šias skaičiuokles gali saugiai naudoti mažos vertės pirkimuose, apie kuriuos neskelbiama. Pavyzdžiui, jeigu numatomos sudaryti sutarties vertė yra 1500 eurų ir prekę ketinama tiesiog įsigyti parduotuvėje, prieš priimant sprendimą kokią prekę pirkti, galima patiems palyginti skirtingų prekių duomenis, rastus internete. Tai padės suprasti skaičiuoklių veikimą, sąnaudų vertinimo metodo logiką, bei suteiks vertingų žinių, kurias bus galima panaudoti jau ir didesnės vertės pirkimuose.

Atnaujinimo data: 2024-03-12