Kaip paprasčiau nupirkti maisto prekes

2017 04 18
vegetables-1736170_960_720.jpg

 

Perkant įvairias maisto prekes dažnai kyla klausimų:

  • Kaip skaičiuoti pirkimo vertes: ar viską skaičiuoti vienam BVPŽ ar skirtingiems?
  • Jei numatytas sutarties pratęsimas, kaip skaičiuoti pirkimo vertę?
  • Ar visus maisto produktus privaloma pirkti vienu pirkimu?
  • Kaip skaidyti pirkimus, kad tai nebūtų dirbtinis skaidymas į dalis?
  • Ar galiu tas pačias prekes pirkti keliais pirkimais, skaidant pagal sezonus?

Apie visa tai iš eilės.

 

Pirkimo planavimas ir verčių skaičiavimas

  • Pirmiausia nustatomas poreikis: kiek, kokių maisto produktų reikia (daržovių, vaisių, pieno gaminių, duonos gaminių ir t.t.).
  • Prekės priskiriamos konkretiems BVPŽ kodams.
  • Analizuojamos kainos (Atliekama rinkos analizė, t. y. analizuojama, kokie tiekėjai rinkoje ką siūlo. Turi būti atsižvelgiama į tai, ką pati perkančioji organizacija perka, pavyzdžiui, jei perka prekes su pristatymu, tai ir kainos rinkoje analizuojamos kokios jos būtų su pristatymu. Taip pat atliekama  perkančiosios organizacijos vykdytų ar vykdomų sutarčių analizė).
  • Skaičiuojamos numatomo pirkimo vertės pagal Viešųjų pirkimų įstatymo 9 straipsnį ir Numatomo viešojo pirkimo vertės skaičiavimo metodiką. Susumuojamos to paties tipo prekių vertės. Tam pačiam prekių tipui priskiriamos prekės pagal BVPŽ kodo pirmus tris skaitmenis.

 

Pavyzdžiui:

Tam pačiam prekių tipui priskiriamos prekės pagal BVPŽ kodo pirmus tris skaitmenis

Planuojamos prekės

Planuojamas kiekis, įskaitant sutarčių pratęsimus, jei tokių būtų

Planuojama pirkimo vertė, Eur be PVM

To paties tipo prekių numatomo pirkimo vertė, Eur be PVM

031

03142500-3   kiaušiniai

 

 

 

032

03212100-1  bulvės

 

 

 

03221111-7 burokėliai

 

 

03221112-4 morkos

 

 

03221240-0 pomidorai

 

 

03221270-9 agurkai

 

 

03222321-9 obuoliai

 

 

151

15110000-2   mėsa

 

 

 

15112100-7 šviežia paukštiena

 

 

152

15200000-0   Paruošta ir konservuota žuvis

 

 

 

155

15551300-8 jogurtas

 

 

 

15500000-3   pieno produktai

 

 

15540000-5 sūrio gaminiai

 

 

158

15811100-7 duona

 

 

 

15812120-0   pyragai

 

 

 

....

 

 

 

 

Jei to paties tipo (pagal BVPŽ kodo pirmus 3 skaitmenis) prekių numatoma pirkimo vertė mažesnė kaip 58 000 Eur (be PVM), ir šios prekės bus perkamos atskirai nuo kito tipo prekių, tai bus mažos vertės pirkimas.

 Pavyzdžiai.

 

1.  Jei per metus duonos gaminių planuojama pirkti už 5 000 Eur be PVM , o pyrago gaminių už 4 500 Eur be PVM, bendra numatoma to paties tipo (158) prekių vertė bus 9 500 Eur be PVM. Jei duonos ir pyrago gaminiai bus perkami atskiru pirkimu (nejungiant su kitais maisto produktais) tai bus mažos vertės pirkimas.

Jei duonos ir pyrago gaminiai būtų perkami su kitom maisto prekėm (pirkimo neskaidant į dalis), tuomet numatomo pirkimo vertės skaičiavimui bus taikomos papildomos taisyklės.

2. Jei per metus planuojama vaisių bei daržovių (032) pirkti iš viso už 40 000 Eur be PVM ir būtų perkama atskiru pirkimu, nejungiant su kitais maisto produktais (pvz., duona, mėsa ir t.t.), tai bus mažos vertės pirkimas.

Tačiau, jei per metus planuojama vaisių bei daržovių (032) pirkti iš viso už 40 000 Eur be PVM ir sutartyje bus numatyta galimybė pratęsti sutartį 1 metams ir nusipirkti prekių dar už 40 000 Eur be PVM,  numatoma pirkimo vertė bus nebe 40 000 Eur be PVM, o 80 000 Eur be PVM ir tai bus nebe mažos vertės pirkimas, o supaprastintas pirkimas.

3. Jei per metus planuojama vienu pirkimu (neskaidant į dalis) pirkti:

  • vaisių bei daržovių            (032)             iš viso už 40 000 Eur be PVM,
  • duonos ir pyrago gaminių  (158)              iš viso už 10 000 Eur be PVM,
  • pieno ir sūrio gaminių       (155)             iš viso už 20 000 Eur be PVM,

tai bus nebe mažos vertės pirkimas, o supaprastintas (bendra numatomo pirkimo vertė 70 000 Eur be PVM). Visa ši vertė būtų skaičiuojama tam BVPŽ kodui, kurio vertė didžiausia, t.y. (032) vaisiai ir daržovės.

Tačiau jei PO šias maisto prekes pirktų atskirais pirkimais: 1 pirkimas (032) vaisiai bei daržovės, 2 pirkimas (158) duonos ir pyrago gaminiai, 3 pirkimas (155) pieno ir sūrio gaminiai, kiekvienas iš jų būtų mažos vertės pirkimas, nes kiekvieno jų numatomo pirkimo vertės neviršija mažos vertės pirkimo ribos (58 000 Eur be PVM).

 

Pirkimų skaidymas

Tai, kad prekės priklauso tam pačiam tipui (pagal BVPŽ kodo pirmus 3 skaitmenis), svarbu numatomo pirkimo vertės skaičiavimui ir pirkimo būdo pasirinkimui. Nors prekės ir priklauso tam pačiam tipui ir tokių prekių vertės sumuojamos, perkančioji organizacija prekes gali pirkti atskirais pirkimais. Tokiu atveju kiekvieno pirkimo būdas pasirenkamas pagal tai, koks jis būtų taikomas to paties tipo prekių pirkimui (susumavus jų vertes).

Pavyzdžiai.

1. Planuojama pirkti:

15110000-2   mėsos

už 63 000 Eur be PVM

15112100-7 šviežios paukštienos

už 7 000 Eur be PVM

 

Numatoma mėsos (151) pirkimo vertė 70 000 Eur be PVM. Tai supaprastintas (nebe mažos vertės pirkimas).

Jei PO mėsą pirktų 1 pirkimu (neskaidant į dalis), vykdytų supaprastintą pirkimą.

Jei PO mėsą pirktų 2 pirkimais: 1 pirkimas mėsa, 2 pirkimas šviežia paukštiena, kiekvienas iš jų būtų vykdomas kaip supaprastintas pirkimas (ne mažos vertės pirkimas).

Kadangi pirkimo numatoma vertė (151) viršija mažos vertės pirkimo vertę (kuri yra 58 000 Eur be PVM), PO, gali ne daugiau kaip 10 proc. pirkimų pagal  vertę atlikti kaip mažos vertės pirkimus (VPĮ 2 straipsnio 15 dalies 2 punktas). Numatomo pirkimo vertė 70 000 Eur be PVM, vadinasi ne daugiau kaip už 7 000 Eur be PVM mėsos galima įsigyti atliekant mažos vertės pirkimą (pvz., šviežios paukštienos), o likusius pirkimus už 63 000 Eur be PVM atlikti kaip supaprastintus pirkimus.

 

2. Planuojama pirkti:

03212100-1  bulvės

už 15 000 Eur be PVM

03221111-7 burokėliai

už 5 000 Eur be PVM

03221112-4 morkos

už 2 000 Eur be PVM

03221240-0 pomidorai

už 1 500 Eur be PVM

03221270-9 agurkai

už 2 000 Eur be PVM

03222321-9 obuoliai

už 5 000 Eur be PVM

Numatoma vaisių bei daržovių (032) pirkimo vertė 30 000 Eur. Ar PO pirks visus vaisius bei daržoves vienu pirkimu, ar atskirais pirkimais vykdys tik mažos vertės pirkimus.

Jei PO pirkimą skaidytų pagal vaisių ir daržovių rūšis (pavyzdžiui, 1 pirkimas bulvės, 2 pirkimas burokėliai, 3 pirkimas morkos ir t.t.), tai sudarytų galimybę dalyvauti daugiau tiekėjų, kurie gali parduoti tik tam tikrą rūšį prekių, tačiau pačios procedūros dėl to nebus sudėtingesnės.

 

Pagal kokius dar požymius rekomenduojama skaidyti pirkimus

Siekiant skatinti didesnę konkurenciją pirkimuose, kas galėtų užtikrinti racionalesnį lėšų panaudojimą, taip pat siekiant skatinti smulkaus ir vidutinio verslo dalyvavimą pirkimuose, rekomenduojama pirkimus skaidyti į dalis arba vykdyti atskirais pirkimais.

Aukščiau pateikti pavyzdžiai paaiškina, kaip skaidyti į dalis, kad tai nebūtų laikoma dirbtiniu skaidymu.

Maisto produktų pirkimus mokyklos, ligoninės, vaikų daželiai, globos įstaigos ir pan. galėtų skaidyti įvairiai:

  • pagal prekių rūšis atskirai įsigyjant skirtingus maisto produktus (taip skaidant į dalis, pirkimuose galėtų dalyvauti smulkus bei vidutinis verslas, vietos ūkininkai ir pan.)
  • pagal sezoniškumą teikiant pasiūlymus dėl kiekvieno sezono atskirai – taip, kaip nustatys PO arba, jei pirkimas pagal sezoniškumą nebūtų skaidomas į dalis – nustatant, kad pačiame pasiūlyme tiekėjai nurodo maisto produktų skirtingais sezonais kainas. Orientacinis kalendorius pagal sezoniškumą pateiktas Gerojoje praktikoje.
  • pagal kiekius ir pan.

Pavyzdžiai.

Pirkimo skaidymas pagal prekės priskyrimą tam tikram BVPŽ kodui. Perkant vaisius bei daržoves, pirkimus galima skaidyti

  • pagal prekių rūšis (perkant atskirais pirkimais atskiras prekių rūšis, priklausančias tam pačiam BVPŽ kodui). Pavyzdžiui, 1 pirkimas - bulvės, 2 pirkimas morkos, 3 pirkimas mėsa ir t.t.;

Pirkimo skaidymas pagal sezoniškumą (orientacinis kalendorius pagal sezoniškumą pateiktas Gerojoje praktikoje)

  • Pavyzdžiui, nuo mokslo metų pradžios (datą nurodo perkančioji organizacija) iki sausio  mėnesio  pabaigos ir nuo vasario mėnesio  iki mokslo metų pabaigos (datą nurodo perkančioji organizacija). 
  • Jei PO pirkimo neskaido pagal sezoniškumą, gali nustatyti, kad skirtingiems sezonams tiekėjas nurodytų siūlomas kainas, pavyzdžiui:

1 dalis

 

Bulvės nuo mokslo metų pradžios (datą nurodo perkančioji organizacija) iki sausio  mėnesio  pabaigos 1000 kg

 

Bulvės nuo vasario mėnesio  iki mokslo metų pabaigos (datą nurodo perkančioji organizacija) 1500 kg

2 dalis

Burokėliai nuo mokslo metų pradžios (datą nurodo perkančioji organizacija) iki sausio  mėnesio  pabaigos 100 kg

            Burokėliai nuo vasario mėnesio  iki mokslo metų pabaigos (datą nurodo perkančioji organizacija) 150 kg.

 

Pastaba: kiekviena perkančioji organizacija dalis bei terminus nusistato pagal savo veiklos specifiką.

 

Pirkimo skaidymas pagal tų pačių prekių kiekius. Jei perkami didesni kiekiai prekių, pirkimas gali būti skaidomas į dalis pagal kiekius arba nurodžius perkamą kiekį prekių, leisti tiekėjui siūlyti jį ne visą.

  • PO perka 200 kg bulvių ir nurodo

1 dalis 50 kg bulvių sausio kovo mėn.

2 dalis 50 kg bulvių balandžio liepos mėn.

3 dalis 150 kg bulvių rugsėjo gruodžio mėn.

 

  • PO nurodo, kad perka 200 kg bulvių, tiekėjai gali siūlyti ne visą kiekį, bet minimalus siūlomas kiekis 50 kg. Pasiūlymų eilė sudaroma pagal mažiausios kainos kriterijų. Sutartys bus sudaromos su tiek tiekėjų, kol jos bus sudarytos dėl viso perkamo kiekio (200 kg).

Jei pasiūlymų eilė butų tokia:

1 vieta A tiekėjas, 100 kg

2 vieta B tiekėjas, 50 kg

3 vieta C tiekėjas 75 kg

4 vieta D tiekėjas 60 kg

tuomet PO sudarytų sutartis taip: su A tiekėju dėl 100 kg, su B tiekėju dėl 50 kg, su C tiekėju dėl 50 kg. Taip būtų sudarytos sutartys dėl viso perkamo kiekio, t.y. 200 kg bulvių.

 

Sutartys

Ne visos PO turi galimybę iš karto pirkti visą reikiamą prekių kiekį ir jas sandėliuoti. Tokiu atveju PO gali sutartyje numatyti, kad sutartyje nurodytos prekės užsakomos iš anksto, nurodant konkretų kiekį, kuris turi būti atvežtas į PO.

Jei atlikus supaprastintą pirkimą sutarties vertė mažesnė kaip 3 000 Eur be PVM, ji gali būti sudaroma žodžiu (VPĮ 18 straipsnio 10 dalis). 

PO, atlikusi pirkimo procedūras, gali sudaryti preliminariąją sutartį su keletu tiekėjų, jei tai buvo numačiusi pirkimo dokumentuose. Esant konkrečiam prekių poreikiui, preliminariojoje sutartyje esantys tiekėjai būtų kviečiami pateikti galutines kainas nurodytam prekių kiekiui. Su laimėjusiu tiekėju būtų sudaroma pirkimo sutartis. Tokie varžymaisi pagal preliminariąją sutartį būtų atliekami kai tik perkančiajai iškiltų poreikis įsigyti preliminariojoje sutartyje nurodytų prekių. Tokiu būdu PO užsitikrintų ir didesnes galimybes gauti reikiamų prekių, ir racionalesnes kainas, nes prieš sudarant pagrindinę sutartį tiekėjai varžytųsi dėl kainos.

PO yra atsakinga ne tik už tinkamą viešojo pirkimo procedūrų vykdymą, taip pat turi kontroliuoti, kad tiekėjas tinkamai vykdytų viešojo pirkimo sutarties sąlygas. PO turėtų būti paskiriamas už sutarties vykdymą atsakingas asmuo, kuris turi elgtis rūpestingai ir griežtai kontroliuoti sutarties vykdymą.

PO paskirtas asmuo prižiūri, kad tiekėjas pristatytų tų savybių prekes, kokios nurodyto sutartyje (atitinkančios  kokybės, įpakavimo, galiojimo laiko ar kitus reikalavimus), prižiūri sutarties terminus ir perkamų prekių kiekius (kad būtų perkama ne ilgiau nei galioja sutartis, ne didesni kiekiai prekių, nei nurodyta sutartyje, ne didesniais įkainiais nei nurodyta sutartyje ir t.t.).

Kad nustatytų reikalavimų neatitinkančios prekės nebūtų tiekiamos, rekomenduojama pirkimo dokumentuose ir viešojo pirkimo sutartyse nusimatyti sankcijas už netinkamą sutarties vykdymą (baudas, produktų grąžinimą, vienašališką viešojo pirkimo sutarties nutraukimą, už esminių sutarties sąlygų pažeidimą – įtraukimą tiekėjo į nepatikimų tiekėjų sąrašą  ir pan.). 

Į Nepatikimų tiekėjų sąrašą įtraukti tiekėjai 3 metus negali dalyvauti viešojo pirkimo procedūrose, jei toks reikalavimas nustatytas pirkimo dokumentuose.

Jei tiekėjas nesilaiko sutarties sąlygų (vėluojama pristatyti prekes, prekės neatitinka sutartyje nurodytų kokybės reikalavimų), PO taiko tiekėjui sutartyje numatytas sankcijas.

Kontroliuodama sutartyje nurodytus terminus ir kiekius, PO galės planuotis, kada pradėti iš anksto naują pirkimą, kad užtikrinti tinkamą apsirūpinimą reikiamomis prekėmis.

Įgaliojimai kitai PO

Jei PO perkami prekių kiekiai nedideli, ne visuomet tokie pirkimai sulaukia tiekėjų susidomėjimo. PO gali įgalioti kitą PO atlikti pirkimus iki sutarties sudarymo (VPĮ 14 straipsnis).

Pavyzdžiui, kelios viename rajone esančios mokyklos, įgalioja vieną iš jų atlikti pirkimo procedūras dėl daržovių pirkimo.

Įgaliotoji PO pirkimo dokumentuose nurodys, kokie kiekiai prekių kuriai perkančiajai organizacijai perkami.

Tokiu atveju viena PO atliktų pirkimo procedūras dėl kelių PO, o sutartis sudarytų kiekviena PO pati.

Ir pabaigai

Maisto prekes gali tiekti tiek juridiniai, tiek fiziniai asmenys (pavyzdžiui, ūkininkai). PO neretai lengviau sužinoti apie rinkoje veikiančius ir besireklamuojančius stambesnius tiekėjus, bet ne visada žino, kokie smulkieji verslininkai ar fiziniai asmenys gali pasiūlyti jiems reikiamų prekių.

Tiekėjai gali apie save informuoti PO, pateikiant informaciją, kokiomis prekėmis prekiauja. Pavyzdžiui, tam tikro rajono ūkininkai galėtų iš anksto informuoti savo rajone esančias mokyklas, globos namus, darželius ir pan., apie tai, kokius vaisius ar daržoves, kokiais sezonais galėtų pasiūlyti palankiausiomis kainomis.

Savivaldybė galėtų savo tinklapyje skelbti informaciją apie savo rajone esančius smulkiuosius verslininkus, ūkininkus, jų siūlomas prekes, apie tai, kokios jos rajone esančios perkančiosios organizacijos perka maisto prekes, o kokios – maitinimo paslaugas.

Nors Viešųjų pirkimų įstatymas ir nenumato pareigos PO skelbti mažos vertės pirkimų planų, PO, siekdamos pritraukti daugiau tiekėjų, kas užtikrintų ir racionalesnį lėšų panaudojimą, galėtų savo tinklapyje (jei tokį turi) skelbti apie planuojamus pirkimus.

 

Šią ir kitas konsultacijas galima rasti Gerosios praktikos skiltyje.